[Atelier] Les missions du référent écoconception

Objectif : Rendre le référent écoconception opérationnel.

Qui ?

12 participants max. Deux modalités possibles :

• Dans le cadre d’une structure unique, en réunissant dans l’idéal le référent écoconception et les personnes amenées à travailler avec lui sur le sujet. Pour une plus grosse structure, il est également possible de réunir plusieurs référents écoconception.
• En mélangeant les référents écoconception de plusieurs structures.

Durée

1h30 Il faut noter ici que c’est ici une estimation “optimiste”. Les échanges et discussions font que les choses prennent souvent plus de temps que prévu. Et tant mieux car il s’agit ici d’amorcer des discussions et réflexions autour du rôle de référent écoconception. Gardez tout de même du temps pour présenter le tableau de la partie 2. Souvent, je prévois plutôt 2h (aussi pour anticiper le temps nécessaire pour que tout le monde arrive ou se connecte).

Bénéfices attendus

• Savoir à quoi s’engage le référent écoconception (critère 1.3 du RGESN) et ce qui est attendu de lui.
• Amorcer la réflexion vers un plan d’action permettant au référent de mener à bien ses missions.

Livrables

• Grille d’audit RGESN remplie pour le critère 1.3 : au-delà du nom et moyen de contact, il est pertinent de mentionner les missions principales du référent.
• Capture d’écran (ou photo) du tableau blanc réalisé
• Tableau de plan d’action référent écoconception

Exemple du résultat obtenu dans le cadre d’un atelier en ligne organisé par les Designers Ethiques (cliquez sur l’image pour l’afficher en grand):

Exemple de tableau de plan d’action - tableur Excel partagé via kDrive Infomaniak.

Au début de l’atelier (15 min)

Tour de table voire icebreaker si nécessaire. Poser la question : y a-t-il des référents écoconception parmi nous ? * A quoi ressemble votre journée-type ? * Quels sont vos principaux freins pour mener vos missions à bien ? (souvent : le temps, embarquer les équipes, etc.)

Partie 1 : lister les missions

Outils

Vous pouvez utiliser pour cela Mural ou tout autre outil similaire.
Miro propose une alternative gratuite (qui disparaît au bout de 24h #sobriete) : Whiteboard for Online Collaboration | Web Whiteboard

Contexte

Une personne est choisie pour être garante de la démarche d’écoconception sur le projet ou dans l’entreprise. Listez les actions que l’on attend d’elle (pour ce service numérique mais aussi, si pertinent, plus largement au niveau de la structure).

Déroulé

Réflexion collective (15 min)

Chacun écrit des actions sur des post-it (un post-it par action) et les ajoute au tableau.
En présentiel, former des groupes peut faciliter la réflexion. Cette phase s’arrête lorsque les participants n’ont plus de post-it à ajouter.

Rôle de l’animateur

L’animateur peut progressivement ajouter les post-its correspondants aux exemples fréquemment rencontrés (notamment pour alimenter la réflexion des participants) :

• Etablit le budget environnemental
• Veille au respect du budget environnemental
• S’assure de l’acculturation des équipes projet à l’écoconception de service numérique, afin d’encourager sa prise en compte.
• Maintient une documentation technique interne, afin que les techniques d’écoconception soient écrites et partagées dans l’équipe en charge du service numérique, pour en garantir la pérennité
• S’assure de la mise en place de revue régulière rendant compte de la démarche d’écoconception du service, et de la mise à jour de sa déclaration d’écoconception
• Réalise les mesures / évaluations d’impact environnemental
• Se synchronise avec les autres référents
• Effectue de la veille sur le sujet de l’écoconception
• Rédige la déclaration d’écoconception
• Réalise les audits RGESN
• Maintient la grille d’audit RGESN à jour

Compréhension (20 min)

Chacun relit les post-its des autres pour éventuellement poser des questions. L’animateur est bien sûr libre de poser des questions pour expliciter certains éléments. De toute façon, d’autres questions émergeront probablement à l’étape suivante.

Convergence (15 min)

On regroupe les post-its similaires.

On enlève les doublons en se mettant d’accord sur une formulation pour chaque mission.

On cherche un nom pour chaque catégorie de missions (se tenir au courant, accompagner ses collègues, veille, etc.).

Transition (15 min)

C’est aussi à ce moment que le (futur) référent éconception se retrouve en PLS. Faites un tour de table rapide :

• Est-ce qu’on a fait le tour des missions ?
• Pour les référents : Est-ce que cela correspond à vos missions ? A-t-on omis quelque chose ? Mentionné des missions que vous n’aviez pas forcément en tête ?

Et la question qui fâche : est-ce que ça vous semble faisable ? (bonus : pourquoi ?)

Le plus souvent, il y a quelque chose qui manque (du temps, des moyens, un outil, etc.). Parfois, le positionnement n’est pas réaliste. Exemple : l’audit RGESN n’est pas réalisé directement par le référent mais pas un prestataire. Dans ce cas, le référent se contente de fournir les éléments attendus et de vérifier ce qui est livré.

On touche donc à deux éléments clés pour que le référent écoconception mène à bien sa mission :

• Il n’est pas un orchestre mais un chef d’orchestre.
• Il a besoin d’outils et connaissances pour avancer, ce qui va l’aider à construire et partager sa vision. Notamment pour la partager d’une part avec les équipes opérationnelles mais aussi avec le management.

Partie 2 : plan d’action du référent

C’est le moment de faire le lien avec le tableau : https://kdrive.infomaniak.com/app/share/691604/39bb9cdf-ddf6-4e1a-b101-bb56d8e45d7d Sur le temps imparti, il est impossible de remplir le tableau. Son rôle est avant tout d’alimenter la réflexion et guider ce qui mènera à la constitution d’un plan d’action concret. L’idée est de retranscrire l’ensemble des post-its et leurs catégories dans le tableau puis de renseigner chaque ligne. Voici déjà quelques exemples pour l’aborder

L’emploi du temps du référent écoconception

En s’appuyant sur le tableau, on discute tous ensemble du temps que prend à peu près chaque action (par jour/semaine/mois/année), quitte à préciser des indications liées à la volumétrie (sensibiliser 10 personnes VS 10000 personnes). Pourquoi ? Parce que le plus souvent, ce qui manque au référent, ce sont des moyens et notamment du temps.

Il faut sauver le référent écoconception

Sur les différentes missions, en commençant par les plus chronophages, que faire pour faciliter les choses (renforts, IA, etc) ? Bref, comment industrialiser tout ça ? Par exemple, dans la colonne Acteurs, il peut être pertinent d’aller plus loin via l’angle du RACI. Ainsi, le référent ne fait pas tout lui-même mais orchestre le tout.

Conclusion

Après l’atelier, transmettre les livrables.

👉 Vous pouvez me contacter pour que j’anime cet atelier pour vous.

Je propose aussi un accompagnement pour vous aider à passer de la liste de missions à un plan d’action concret et réalisable pour le référent, en s’appuyant sur le tableau proposé. Il s’agit notamment de vous aider à le remplir afin de l’adapter à vos moyens et besoins, en priorisant tout cela. Et de vous aider à identifier ce dont vous avez vraiment besoin (référentiel, outils, indicateurs, etc.).